Mnohé firmy, školy a obce fungujú roky rovnakým spôsobom. BOZP zabezpečuje jeden dodávateľ, požiarnu ochranu druhý, GDPR tretí a pracovnú zdravotnú službu ďalšia spoločnosť. Na prvý pohľad sa môže zdať, že ide o bežný a funkčný model.
V praxi však často vzniká presný opak.
Každý dodávateľ rieši len svoju časť povinností, nikto nevidí organizáciu ako celok a vedenie musí koordinovať komunikáciu medzi viacerými subjektmi. Výsledkom bývajú zbytočné náklady, nejednotná dokumentácia, duplicita činností a problémy pri kontrolách.
Bezpečnosť organizácie nie je rozdelená podľa zákonov
Zákony síce rozdeľujú povinnosti do oblastí ako BOZP, ochrana pred požiarmi, GDPR, pracovná zdravotná služba, civilná ochrana alebo kybernetická bezpečnosť, ale v reálnom živote spolu všetky tieto oblasti úzko súvisia.
Predstavte si bežnú školu alebo firmu.
Má zamestnancov, budovy, návštevníkov, informačné systémy, osobné údaje, technické zariadenia a zodpovednosť za bezpečnosť osôb aj majetku.
Pri jednej udalosti sa často prekrýva viacero oblastí naraz.
Napríklad požiar môže zároveň znamenať:
- problém v oblasti požiarnej ochrany,
- otázky BOZP zamestnancov,
- evakuáciu podľa civilnej ochrany,
- poškodenie serverov a informačných systémov,
- stratu alebo únik osobných údajov.
Ak každú oblasť rieši iný dodávateľ, vznikajú medzery, za ktoré nakoniec vždy zodpovedá zamestnávateľ alebo štatutár.
Najväčší problém nie sú kontroly. Najväčší problém je chaos.
Za roky praxe sme sa stretli s desiatkami organizácií, ktoré mali všetky služby zabezpečené externe, ale každú od inej spoločnosti.
Najčastejšie problémy boli:
- rôzne verzie dokumentácie,
- neaktuálne kontaktné osoby,
- rozdielne termíny kontrol a školení,
- duplicita údajov,
- chýbajúca komunikácia medzi dodávateľmi,
- nejasné kompetencie pri riešení problémov.
Keď následne príde kontrola z Inšpektorátu práce, Hasičského a záchranného zboru alebo Úradu na ochranu osobných údajov, vedenie organizácie často nevie, na koho sa obrátiť ako prvého.
Jeden partner znamená jeden systém
Komplexné zabezpečenie služieb prináša predovšetkým poriadok.
Ak jedna spoločnosť zabezpečuje:
- BOZP,
- požiarnu ochranu,
- pracovnú zdravotnú službu,
- GDPR,
- civilnú ochranu,
- kybernetickú bezpečnosť,
vzniká jednotný systém riadenia bezpečnosti.
Každá zmena sa premietne do všetkých súvisiacich oblastí.
Ak napríklad otvoríte novú prevádzku, neprenajímate si len priestory. Automaticky vznikajú nové povinnosti v oblasti:
- BOZP,
- požiarnej ochrany,
- evakuácie,
- pracovnej zdravotnej služby,
- ochrany osobných údajov,
- kybernetickej bezpečnosti.
Pri viacerých dodávateľoch musíte kontaktovať každého zvlášť.
Pri komplexnej službe riešite všetko jedným telefonátom.
Menej administratívy, viac času na podnikanie
Mnoho riaditeľov škôl, starostov alebo konateľov trávi zbytočne veľa času koordináciou legislatívnych povinností.
Namiesto riadenia organizácie riešia:
- termíny školení,
- revízie,
- dokumentáciu,
- kontrolné správy,
- komunikáciu s úradmi.
Tieto činnosti samy o sebe neprinášajú organizácii žiadny zisk ani pridanú hodnotu. Sú však povinné.
Preto je logické minimalizovať čas, ktorý im musíte venovať.
Komplexné riešenie je často lacnejšie
Jedným z najväčších omylov je predstava, že viac dodávateľov znamená nižšie náklady.
V skutočnosti býva výsledok opačný.
Každá spoločnosť si účtuje:
- vlastné výjazdy,
- administratívu,
- komunikáciu,
- spracovanie dokumentácie.
Pri komplexnom riešení sa mnohé činnosti vykonávajú spoločne počas jednej návštevy.
To znamená nižšie náklady na strane dodávateľa a zároveň nižšie náklady na strane klienta.
Pri kontrole nechcete počuť vetu: „To rieši iná firma.“
Pri kontrole je najhorším scenárom situácia, keď vznikne problém a jednotliví dodávatelia si začnú presúvať zodpovednosť medzi sebou.
„To patrí pod BOZP.“
„To patrí pod GDPR.“
„To rieši požiarna ochrana.“
„To mala zabezpečiť pracovná zdravotná služba.“
Takéto situácie pozná veľa organizácií.
Komplexný partner má prehľad o celej organizácii a vie riešiť problém okamžite bez hľadania vinníka.
Budúcnosť patrí integrovanému prístupu
Požiadavky štátu sa každým rokom rozširujú. K tradičným oblastiam ako BOZP a požiarna ochrana pribudli GDPR, civilná ochrana a kybernetická bezpečnosť.
Počet povinností rastie.
Čas vedenia organizácií nie.
Preto čoraz viac úspešných firiem, škôl a obcí prechádza na model jedného spoľahlivého partnera, ktorý zabezpečuje všetky oblasti bezpečnosti a legislatívnej zhody na jednom mieste.
Nie preto, že je to modernejšie.
Ale preto, že je to efektívnejšie, prehľadnejšie a v konečnom dôsledku aj lacnejšie.
Potrebujete mať BOZP, požiarnu ochranu, GDPR, PZS, civilnú ochranu a kybernetickú bezpečnosť pod kontrolou?
V spoločnosti SafetyWork poskytujeme komplexné služby pod jednou strechou pre firmy, školy, obce aj neziskové organizácie.
Jeden partner. Jedna komunikácia. Jedna zodpovednosť.
SafetyWork! SafetyFirst!
